1. DEFINICJE
Administrator – EWL S.A. z siedzibą w Warszawie, KRS: 0000080338 oraz inne spółki należące do EWL Group: EWL Outsourcing sp. z o.o. z siedzibą w Piasecznie, KRS: 0000463076 oraz EWLIT sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Piasecznie, KRS: 0000553016;
Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
Przetwarzanie – operacje lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
Strona – strona internetowa prowadzony przez Administratora pod adresem: https://www.ewl.com.pl/;
Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Stronę lub korzystająca z usług lub funkcjonalności opisanych w niniejszej Polityce Prywatności;
2. CELE, PODSTAWY PRAWNE ORAZ OKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Cele, podstawy prawne oraz okresy przetwarzania Państwa danych osobowych przez Administratora różnią się w zależności od procesu, w jakim przetwarzanie to występuje.
2.1. KORZYSTANIE ZE STRONY
Podczas korzystania ze Strony Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Użytkownikom treści gromadzonych na Stronie oraz dla celów analitycznych i statystycznych. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia oraz wykonania umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora, polegającego na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług. Administrator przetwarza dane przez okres niezbędny do wykonania usługi, a następnie przez okres związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń.
2.2. OFERTOWANIE
Celem przetwarzania danych osobowych jest przesyłanie ofert handlowych dla zawarcia umowy. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonanie umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. W przypadku zawarcia umowy dane osobowe przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. W przypadku braku zawarcia umowy przetwarzamy dane do 1 miesiąca po zakończeniu terminu obowiązywania oferty. W przypadku nieokreślenia terminu obowiązywania oferty – przez okres 3 miesięcy od ostatniego kontaktu.
2.3. ZAWARCIE I REALIZACJA UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG
Celem przetwarzania danych osobowych jest zawarcie umów i świadczenie lub korzystanie z usług na ich podstawie. Dane przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonanie umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dane osobowe przetwarzane są przez okres obowiązywania umowy a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z umowy.
2.4. PRZEPROWADZENIE REKRUTACJI
Administrator przetwarza dane kandydatów do pracy w procesie rekrutacji w celu zatrudnienia pracowników. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonanie umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dane przetwarzane są przez okres trwania procesu rekrutacyjnego. W przypadku wyrażenia dodatkowej zgody na przetwarzanie danych dla celów przyszłych rekrutacji będziemy przetwarzać Państwa dane przez maksymalny okres 2 lat od daty ich wprowadzenia do bazy danych Administratora lub od daty ostatniego kontaktu z Państwem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.
2.5. FORMULARZ KONTAKTOWY
Administrator przetwarza dane udostępnione w formularzu kontaktowym w celu rekrutacji kandydata lub w celu udzielenia odpowiedzi na inne podane w formularzu pytania. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – na podstawie zgody / na żądanie kandydata oraz dla realizacji prawnie uzasadnionego interes Administratora, który stanowi konieczność zapewnienia właściwej obsługi osób odwiedzających Stronę.
2.6. NEWSLETTER
Administrator przetwarza dane podczas wysyłki newslettera (w formie wiadomości elektronicznych, mogących zawierać informacje handlowe) dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością gospodarczą Administratora. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody podmiotu danych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane przetwarzane są przez maksymalny okres 2 lat od daty wprowadzenia Państwa danych wprowadzenia do bazy danych Administratora lub od daty ostatniego kontaktu z Państwem, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.
2.7. KONKURSY, AKCJE PROMOCYJNE
Administrator przetwarza dane podczas w celu przeprowadzenia konkursu / akcji promocyjnej w tym: wyłonienia zwycięzcy, przyznanie i wydanie nagrody, przyznania i wydanie bonusów. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania dla zawarcia, wykonanie umowy; na żądanie osoby, której dane dotyczą – podjęcie działań przed zawarciem umowy. Dane przetwarzane są przez okres, w którym konkurs/akcja będzie prowadzona, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z uczestnictwie w konkursie / akcji promocyjnej
2.8. MARKETING BEZPOŚREDNI PRODUKTÓW I USŁUG WŁASNYCH ADMINISTRATORA Z WYKORZYSTANIEM ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ (MAIL, TELEFON, SMS)
Administrator przesyła wiadomości elektroniczne zawierające informacje marketingowe, dla celów reklamowych, promocyjnych, marketingowych związanych z działalnością gospodarczą Administratora. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dane przetwarzane są przez maksymalny okres 2 lat od daty wprowadzenia Państwa danych wprowadzenia do bazy danych Administratora lub od daty ostatniego kontaktu z Państwem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza.
2.9. USTALANIE, DOCHODZENIE ORAZ OBRONA PRZED ROSZCZENIAMI
Administrator przetwarza Państwa dane w celu windykacji należności i prowadzenia postępowań sądowych oraz obrony przed roszczeniami. Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora stanowi konieczność dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Dane przetwarzane są przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
3. WYKORZYSTYWANIE PLIKÓW COOKIES ORAZ PODOBNYCH TECHNOLOGII
3.1. PLIKI COOKIES
Administrator wykorzystuje tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług. W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne i statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookies wykorzystywane w tym celu obejmują:
3.1.1. pliki cookies z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies);
3.1.2. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania na czas trwania sesji (ang. authentication cookies);
3.1.3. pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania (ang. user centric security cookies);
3.1.4. sesyjne pliki cookies odtwarzaczy multimedialnych (np. pliki cookies odtwarzacza flash), na czas trwania sesji (ang. multimedia player session cookies);
3.1.5. trwałe pliki cookies służące do personalizacji interfejsu Użytkownika na czas trwania sesji lub nieco dłużej (ang. user interface customization cookies);
3.2. GOOGLE ANALYTICS
Administrator korzysta z narzędzi analitycznych Google Analytics, które zbierają informacje na temat odwiedzin strony, takie jak podstrony, które Państwo wyświetlili, czas, jaki Państwo spędzili na stronie czy czas przejścia pomiędzy poszczególnymi podstronami. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC dotyczące usługi Google Analytics. W ramach Google Analytics zbierane są dane demograficzna oraz dane o zainteresowaniach. Ani Administrator ani Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia Państwa identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.
3.3 GOOGLE TAG MANAGER
Administrator korzysta z narzędzia marketingowe Google Tag Manager w celu kontrolowania kampanii marketingowych i tego, w jaki sposób korzystają Państwo ze Strony. W tym celu wykorzystywane są pliki cookies firmy Google LLC związane z usługą Google Tag Manager. Ani Administrator ani Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.
3.4. LINKEDIN INSIGHT TAG
Administrator korzysta z narzędzia retargetującego LinkedIn Conversion Tracking firmy LinkedIn Ireland, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland (»LinkedIn«). W tym celu na Stronie zainstalowany jest kod LinkedIn Insight Tag, który umożliwia LinkedIn zbieranie statystycznych, pseudonimicznych danych o Państwa odwiedzinach i korzystaniu z naszej strony internetowej oraz dostarczanie na tej podstawie Administratorowi zagregowanych zestawień statystycznych. Informacje te umożliwiają również wyświetlanie spersonalizowanych ofert i rekomendacji. Ani Administrator ani narzędzie nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia Państwa identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tym narzędziem znajdują się pod linkiem: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/90274/manage-your-linkedin-ads-settings?lang=en
3.5. FACEBOOK PIXEL
Administrator korzysta z narzędzia marketingowego Facebook Pixel, by kierować do Państwa spersonalizowane reklamy w serwisie Facebook. Wiąże się to z wykorzystywaniem plików cookies firmy Facebook. Informacje zbierane w ramach Pixela Facebooka są anonimowe, tj. nie pozwalają mi na Państwa identyfikację. Facebook jest podmiotem certyfikowanym w ramach Umowy o tarczy prywatności i w związku z tym gwarantuje przestrzeganie europejskich przepisów dotyczących ochrony danych https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych przez Facebook znajdują się pod linkiem: pod adresem https://www.facebook.com/about/privacy/update. Konkretne informacje i szczegóły dotyczące funkcji Facebook Pixel i sposobu jej działania są dostępne w sekcji pomocy portalu Facebook pod adresem https://www.facebook.com/business/help/651294705016616. Funkcję tę można wyłączyć w sposób pokazany na stronie https://de-de.facebook.com/business/help/1415256572060999?helpref=uf_permalink albo na stronie https://www.facebook.com/settings?tab=ads. Aby tego dokonać, należy zalogować się do portalu Facebook.
3.6. BITRIX24
Administrator korzysta z narzędzia marketingowego Bitrix24 dostarczanego przez firmę Bitrix, Inc. (adres siedziby głównej: 901 N. Pitt St, Suite 325 Alexandria VA 22314 USA), zbierającego dane umożliwiające identyfikację konkretnej osoby zgodnie z dobrowolnie podanymi kategoriami. Dane przechowywane są wewnątrz Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy) na w pełni zgodnych z RODO centrach danych Amazon Web Services. Więcej informacji o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tym narzędziem uzyskać można z poniższego linku: https://aws.amazon.com/blogs/security/all-aws-services-gdpr-ready/. Jednocześnie informacje z zakresu zgodności z RODO oraz dokument Polityki Prywatności dostępne są pod linkiem https://www.bitrix24.com/gdpr/ .
3.7. BAZO.IO
Administrator korzysta z narzędzia BAZO.IO dostarczanego przez firmę Bazo sp. z o. o. z siedzibą w Lublinie w związku z korzystaniem z produktu BAZO.IO – w celu zbierania następujących informacji o Państwa odwiedzinach na Stronie: data i częstotliwość Państwa wizyt na Stronie, adres IP Państwa urządzenia, zakładki odwiedzane w ramach odwiedzin na Stronie, dane kontaktowe. BAZO spełnia wymogi RODO jako administrator i procesor danych osobowych. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych przez Bazo sp. z o.o. znajdą Państwo na stronie: https://bazo.io/).
3.8. HOTJAR
Administrator korzysta z narzędzia Hotjar, zapewnianego przez Hotjar Limited, Level 2, St Julian’s Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julian’s STJ 1000, Malta – w celu analizy Państwa zachowania na Stronie przechowywane są informacje takie jak: data i częstotliwość Państwa wizyt na Stronie, adres IP Państwa urządzenia, zakładki odwiedzane w ramach odwiedzin na Stronie, dane kontaktowe. Hotjar, nie wykorzystuje tych informacji w celu Państwa identyfikacji. Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych przez Hotjar znajdą Państwo na stronie: https://www.hotjar.com/legal/policies/privacy.
W każdym przypadku mogą Państwo sprzeciwić się przechowywaniu informacji na Państwa temat przy użyciu narzędzi opisanych w punkcie 3 powyżej w ramach ustawień plików cookies z poziomu Strony i zdecydować z jakich narzędzi Administrator będzie mógł korzystać podczas Państwa odwiedzin na Stronie.
4. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników odwiedzających profile Administratora prowadzone w mediach społecznościowych (Linkedin, Facebook). Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Użytkowników o aktywności Administratora oraz promowaniu różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez Administratora w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promowaniu własnej marki.
5. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH
Administrator przetwarza następujące kategorie Danych Osobowych, należące do kandydatów do pracy, (przyszłych / potencjalnych) partnerów biznesowych Administratora, pracowników lub współpracowników (przyszłych / potencjalnych) partnerów biznesowych Administratora oraz innych osób kontaktujących się ze Administratorem lub osób, z którymi kontaktuje się Administrator:
1)dane identyfikacyjne (w szczególności: imię i nazwisko, data urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, nazwa firmy, NIP, numer REGON) oraz dane adresowe (adres siedziby, adres korespondencyjny, adresy placówek handlowych),
2) dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu),
3) dane o zajmowanym stanowisku pracy, posiadanym doświadczeniu zawodowym, posiadanych kwalifikacjach,
4) dane finansowe, w tym numer rachunku bankowego, dane banku/instytucji finansowej, dane z faktur VAT,
5) informacje uzyskiwane podczas korzystania z naszej strony internetowej w szczególności adresy IP, pliki tekstowe,
6) inne dane podane przez Państwa w jakiejkolwiek formie – konieczne dla celu, dla jakiego zostały udostępnione;
6.ŹRÓDŁA POZYSKANIA DANYCH
Wszelkie dane pozyskiwane są przez Administratora w następujący sposób:
7) informacje podawane dobrowolnie i bezpośrednio przez Państwa (np. w formularzu kontaktowym, w formularzu zamówienia, poprzez wymianę wizytówek, podczas rozmowy telefonicznej, podczas zawierania i realizacji umowy, świadczenia usług);
8) informacje uzyskiwane podczas korzystania z naszej strony internetowej w szczególności: adres IP, pliki tekstowe;
9) dane pracowników lub współpracowników partnerów biznesowych (kontrahentów, podwykonawców) Administratora – pochodzą bezpośrednio od nich lub od ich pracodawcy/podmiotu, który reprezentują; 10) dane kandydatów do pracy na rzecz Administratora – pochodzą bezpośrednio od nich lub od zewnętrznych agencji rekrutacyjnych lub przekazane zostały przez pracowników oraz współpracowników Administratora w ramach programów i akcji promocyjnych jak np. program poleceń,
11) ze źródeł powszechnie dostępnych, w szczególności baz i rejestrów: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), bazy REGON;
7. ODBIORCY DANYCH
Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione lub powierzone przez Administratora:
12) innym podmiotom z Grupy EWL,
13) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi m.in. księgowe, kadrowe, rekrutacyjne, prawne, windykacyjne, IT, infrastruktury, przy czym takie podmioty przetwarzają dane, jako podwykonawcy, na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
14) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
15) bankom.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Państwa właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
8. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
W związku z przetwarzaniem Państwa danych przez Administratora przysługuje Państwu prawo:
1) dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
2) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie w jakim Państwa dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania jakiego dokonano przed jej wycofaniem;
3) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
4) przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Administratora informacji o przetwarzanych danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub na podstawie zgody;
5) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych lub z koordynatorem do spraw ochrony danych osobowych na adres mailowy: daneosobowe@ewl.com.pl
9.PRZETWARZANIA DANYCH POZA TERYTORIUM UE
Państwa dane osobowe mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię) (dalej: EOG) w związku ze współpracą Administratora z partnerami biznesowymi posiadającymi siedzibę poza EOG (Ukraina) oraz świadczeniem usług na rzecz Administratora w zakresie IT i infrastruktury. W celu zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony w przypadku ich przekazywania Państwa danych poza EOG, Spółka stosuje w umowach z odbiorcami danych standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.
10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
11. DANE KONTAKTOWE
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail: daneosobowe@ewl.com.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
Administrator wyznaczył koordynatora do spraw ochrony danych osobowych, z którym można kontaktować się pod adresem e-mail: daneosobowe@ewl.com.pl we wszystkich sprawach dotyczących Pani / Pana danych osobowych. Koordynator do spraw ochrony danych osobowych nie pełni funkcji inspektora ochrony danych, w rozumieniu art. 37-39 RODO
12. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
Polityka Prywatności jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja Polityki Prywatności została przyjęta i obowiązuje od 8 kwietnia 2020 r.